Сотрудничество с самозанятыми – это та история, где выгода очевидна, но и подводных камней хватает. С одной стороны, вы освобождаетесь от уплаты страховых взносов и НДФЛ за исполнителя, не ведете по нему кадровый учет и получаете услугу без лишней бюрократии. С другой – налоговая и трудовая инспекции пристально следят за тем, не маскируется ли под гражданско-правовым договором обычное трудовое соглашение. И если догадки контролеров подтвердятся, последствия будут весьма ощутимыми.

Разберем, где на самом деле лежат главные опасности для компаний-заказчиков и как грамотно выстроить отношения, чтобы не нарваться на штрафы и доначисления. Вовремя заметить слабые места в своей практике и скорректировать их поможет инструмент вроде winwork, но сначала давайте разберемся с сутью проблемы.

Почему ФНС может заинтересоваться вашим договором

Налоговая служба всерьез взялась за выявление случаев, когда компании пытаются сэкономить на налогах, оформляя штатных работников как самозанятых. Для этого у инспекторов есть четкие критерии, так называемые маркеры риска. Ситуация, когда на вас работает большое количество самозанятых, каждый из которых получает от вас стабильные суммы на протяжении нескольких месяцев подряд, автоматически привлекает внимание. Если же эти исполнители выполняют функции, аналогичные вашим штатным сотрудникам, или их выплаты приходят в те же даты, что и зарплата в компании, повод для проверки становится еще более весомым.

Самый главный риск – это переквалификация гражданско-правового договора в трудовой. Если ФНС докажет это в суде, компании доначислят НДФЛ и страховые взносы за весь период сотрудничества, начислят пени и крупные штрафы. Размер санкций может оказаться существенным, плюс административный штраф, который тоже бьет по бюджету. К тому же, сам исполнитель может потребовать восстановления на работе и выплаты всех соцгарантий, включая оплату больничных и отпускных, на которые он имеет право как сотрудник.

Как не перепутать самозанятого со своим работником

Закон довольно четко определяет, чем отличается трудовой договор от гражданско-правового. Но на практике компаниям не всегда удается соблюсти эту грань. Чтобы избежать проблем, важно понимать, на какие признаки обращают внимание контролеры.

• Регулярность и фиксированный размер выплат, напоминающий зарплату, вместо оплаты за конкретный результат.
• Исполнитель выполняет работу, которая входит в должностные обязанности штатного сотрудника, а не разовое задание.
• Компания создает для самозанятого рабочее место, выдает корпоративную технику или почту, ставит задачи и контролирует процесс, а не только результат.
• Самозанятый соблюдает режим работы компании или подчиняется правилам внутреннего трудового распорядка.

Проще говоря, если ваш исполнитель работает с вами долго, по графику, за регулярную оплату и на вашем оборудовании – он, скорее всего, ваш сотрудник. И даже если он сам захотел стать самозанятым, чтобы получать больше на руки, закон это не одобряет.

Также стоит помнить о прямом запрете: нельзя заключать договор ГПХ с самозанятым, если он работал в вашей компании по трудовому договору и с момента увольнения прошло меньше двух лет. Любые попытки обойти это правило, например, через аффилированные структуры, налоговая тоже легко отслеживает и расценивает как уход от налогов.

Безопасная практика: что нужно делать компании

Полностью исключить риски работы с самозанятыми, наверное, невозможно. Но их можно свести к минимуму, если подойти к процессу с умом и оформить все документы правильно.

Прежде всего, убедитесь, что статус вашего исполнителя подтвержден. Проще всего запросить у него справку из приложения «Мой налог» или самостоятельно проверить его через специальный сервис ФНС по ИНН. Проверять статус лучше на каждую дату выплаты, ведь человек может сняться с учета в любой момент. Если он потеряет статус, вы автоматически становитесь налоговым агентом и обязаны удержать НДФЛ и начислить взносы.

• В договоре четко прописывайте конкретное задание и результат работы, а не трудовую функцию, например, «разработать макет», а не «работать дизайнером».
• Всегда требуйте от самозанятого чек и сохраняйте его. Без чека вы не сможете учесть расходы на него, а если он аннулирует чек, это также лишит вас права на вычет.
• Избегайте в договоре формулировок о подчинении распорядку, обеспечении рабочим местом или контроле со стороны руководства. Исполнитель сам отвечает за свою безопасность и организацию процесса.

Кроме того, стоит подумать, насколько вообще целесообразно привлекать самозанятых для профильных для вас задач, которые вы можете выполнять силами штатных сотрудников. Если же это разовые проекты, где нужен сторонний эксперт, то ваши действия абсолютно оправданы. Главное – иметь возможность экономически обосновать, почему вы не наняли человека в штат, а привлекли его по договору ГПХ. Например, потому что работы носят временный или сезонный характер.

Практика показывает, что компании, которые платят за работу, а не за процесс, которые не создают иллюзию офиса для внештатников и всегда могут доказать разовый характер сотрудничества, чувствуют себя гораздо спокойнее. И если ваш бизнес активно использует самозанятых, не забывайте регулярно проверять свои договоры на предмет описанных выше признаков. Это дешевле и проще, чем потом доказывать свою правоту в суде с инспекцией.