Когда вы начинали свой бизнес, вы не думали об его организации, о процессах и системах, которые понадобятся через год-два-три. Есть большая вероятность, что вы принадлежите к тем 80% предпринимателей, которые об этом ещё не задумывались. Но если вы относитесь к тем 20%, которые разрабатывают стратегию развития своего дела совершенно по-другому, то эта статья не для вас.

В то время вы были заняты выполнением основных формальностей, а затем поиском клиентов. Организацией продаж, рекламой и поиском клиентов. И желанием найти еще больше клиентов.

По организационным вопросам у вас есть программа выставления счетов, возможно — для складского учета и хорошая бухгалтерия. Таким образом, администрация была достаточно собранной, и вы могли сосредоточиться на самых важных темах — привлечении и обслуживании клиентов, предоставлении товаров, услуг, продуктов и продаже.

Основные записи в компании

По мере роста вашего бизнеса появлялись новые потребности. Сначала вы хотели иметь под рукой список платежей, потом вас заинтересовали неоплаченные покупателями счета — вы начали создавать необходимые списки, может быть, вы даже делегировали эту задачу сотруднику. Это значительно упростило вашу работу и контроль.

Очень быстро, в первые месяцы эксплуатации возникла необходимость регистрировать коммерческие / производственные заказы / проекты. Использовать имена и бумажные папки было уже недостаточно. Думаю, что на данном этапе вы и ваша команда внедрили какую-то систему нумерации и записи этих заказов. Может, в Excel, может, в обычной записной книжке, может, даже в программе выставления счетов.

Со временем вы начали создавать новые записи в компании — рабочее время, запросы, жалобы.

В такой организации можно проработать несколько лет. И вы неплохо справлялись со своей задачей.

Необходимость контролировать

Однако в какой-то момент вы начали что-то упускать. Может быть, раньше, может быть, позже… вы думали, что стоит лучше контролировать свой бизнес. Что в нем творится. Полученные результаты. Рентабельность. Эффективность.

Иногда у вас достаточно знаний, чтобы самому начать анализировать результаты. Вы собираете информацию у бухгалтера, ищете внутри компании, в программе выставления счетов и в различных записях. Вы пытаетесь собрать все это и сделать значимые выводы. К сожалению, данных растет, а выводы не такие разумные, как хотелось бы.

Возможно, на данном этапе вы встретили такого советника, как я. Вы попросили создать систему записей, биллинга, анализа или чего-то еще. Это довольно хорошая идея, поскольку опытный советник быстро найдет способ извлечь ценную информацию из различных систем, которые вы используете. Он построит некую аккуратную модель в Excel, в которой после сбора данных из различных источников вы, наконец, увидите согласованную информацию и, возможно, даже добавите несколько цветных диаграмм. С таким инструментом и с помощью советника делать выводы кажется несложным.

Записи малого бизнеса — хаотическая система

Когда по какой-либо причине вы теряете помощь «советника», оказывается, что сбор данных из различных записей занимает очень много времени. Даже с его помощью много раз оказывалось, что эти данные порой противоречивы, трудны для анализа. А теперь все пропало. Некогда копировать данные из одного регистра в другой. У вас нет времени или навыков, чтобы проверить соответствие этих данных и отсутствие ошибок. И даже если вы выполните эту титаническую работу, как вы проанализируете эти данные? Что из них следует? Когда нужно думать о них спокойно? Поскольку мы должны начать сбор данных за следующий месяц.

Такая мелочь, но она стоит так дорого, так много нервов и упущенных возможностей. Потому что, поскольку у вас еще нет точных знаний о том, как работает ваша компания, что в ней работает, каковы результаты и прибыльность отделов / проектов / заказов.

Ваш бизнес?

Отсутствие последовательной системы учета — это не только нервы, но и реальные потери из-за незнания бизнеса.
Часто возникает идея как-то автоматизировать сбор данных для анализа. Вы можете попробовать «наполнить» модель Excel данными из системы бухгалтерского учета или продаж. Это хорошая идея, потому что необходимость вручную заполнять эти листы — самое серьезное препятствие для руководителей малого бизнеса. Вместо того, чтобы анализировать ситуацию, они тратят время, переписывая числа и проверяя их. Это точно не выгодно!

Целевая система в небольшой компании

Но целевым этапом всегда является единая ИТ-система, включая этап привлечения клиентов, записи заказов, выставления счетов, бухгалтерского учета и, наконец, предоставления данных для всех анализов. Такая система должна быть центральной осью, вокруг которой фокусируется остальная часть организации. Его можно дополнять Excel и другими записями, но только дополнительно.

Без него — невозможно добиться какого-либо масштаба работы. Невозможно реально контролировать то, как работает ваш бизнес.

Между тем в большинстве малых предприятий наблюдается обратное. Это целая вереница разных пластинок, каждая с разного карнавала, и в центре внимания — менеджер, тщетно пытающийся контролировать этот радостный хаос.

Думаю, сейчас в вашей голове промелькнул большой протест: «Но мы не можем себе этого позволить!»

Верно, что комплексные ИТ-системы недешевы. Но я думаю, что это не единственное и не самое главное препятствие для их использования в малом бизнесе.

Некоторые системы могут быть внедрены по вполне реальным затратам, вы можете выбирать гибкие формы финансирования, вы можете использовать облачные решения и решения по подписке, вы можете внедрять их поэтапно, модуль за модулем.

Я думаю, что намного сложнее разработать такую систему, определить требования, которым она должна соответствовать, и изменить способ управления и мышления. Переход от сложного и утомительного, но так хорошо известного, к совершенно новому, где не знаешь, чего ожидать. Где всем, от покупателя счетов до генерального директора, придется заново учиться как, где и что делать.